مدیریت پورتفولیو پروژه

مدیریت پورتفولیو در مورد مدیریت موثر سرمایه گذاری ها به منظور دستیابی به اهداف استراتژیک است. پروژه ها و برنامه ها ارائه موفقیت آمیز و دستیابی به منافع ("انجام درست کارها") را در سطح فردی تضمین می کنند. حوزه مدیریت پورتفولیو سرمایه گذاری درست ("انجام کار درست") و "انجام درست کارها" در سطح جمعی است.

تعریف مدیریت پورتفولیو

مدیریت پورتفولیو مجموعه ای هماهنگ از فرآیندها و تصمیمات استراتژیک است که مؤثرترین تعادل بین تغییرات سازمانی و کسب و کار معمول (BAU) را ممکن می سازد.

«فرایندها و تصمیمات استراتژیک» در تعریف فوق، به طور کلی موارد زیر را پوشش می دهد:

• هر پروژه یا برنامه برای کمک به اهداف استراتژیک سازمان ارزیابی و اندازه گیری می شود.
• هر پروژه یا برنامه بر اساس عواملی از جمله هزینه، ریسک، قابلیت منابع و توانایی سازمان در استفاده از مزایای آن، یک سطح اولویت به خود اختصاص می دهد.
• هر پروژه یا برنامه به طور منظم برای توانایی آن در حفظ منافع تجاری مورد نظر، سهم استراتژیک و خطرات مورد بررسی قرار می گیرد.

مزایای مدیریت پورتفولیو

مدیریت پروژه های یک سازمان به عنوان پورتفولیو می تواند مزایای زیادی ایجاد کند. هدف اصلی مدیریت پورتفولیو اطمینان از همسویی ابتکارات تغییر سازمانی با استراتژی بالاتر آن است.

برخی از مزایای مدیریت پورتفولیو عبارتند از:

• سرمایه‌گذاری‌ها برای برنامه‌ها و پروژه‌های مناسب انجام می‌شود: یک مرور استراتژیک از اهداف و اهداف سازمان تضمین می‌کند که همه ابتکارات تغییر (پروژه‌ها و برنامه‌ها) به استراتژی کسب‌وکار کمک می‌کنند. اگر ابتکارات تغییری وجود داشته باشد که اضافی باشد یا به رشد و استقرار کسب و کار کمکی نکند، انجام نمی شود.
• پروژه ها و برنامه های درست اولویت درستی دارند: در این دنیای در حال تغییر، اهداف و اهداف تجاری به ندرت ثابت می مانند. استراتژی که مدتی پیش به نظر می رسید مزیت رقابتی را به کسب و کار می بخشد، ممکن است دیگر در اولویت مدیریت ارشد شرکت نباشد. اما یک تیم پروژه که در حال کار بر روی پروژه ای بود که در آن مقطع زمانی آغاز شده بود، ممکن است فقط بر مزایایی که برای آن پروژه خاص برنامه ریزی شده بود تمرکز کند. مدیریت پورتفولیو دائماً اولویت‌های تجاری در حال تغییر را ارزیابی می‌کند و مجموعه پروژه‌ها را از خط لوله تا تکمیل به شیوه‌ای آگاهانه از استراتژی مدیریت می‌کند.
• تصمیم گیری آگاهانه و جسورانه را پشتیبانی و تشویق می کند: اگر می دانید که یک پروژه محکوم شده است ، چه کاری انجام می دهید؟آن را بکشید یا سعی کنید آخرین خندق را برای بازیابی آن انجام دهید؟یک غریزه طبیعی انسانی تلاش برای بازیابی پروژه های ناکام است ، حتی پس از این که ممکن است دیگر عملی نباشد. این تنها منجر به هدر رفتن منابع سازمانی می شود. در صورت نیاز ، مدیریت نمونه کارها تصمیم گیری جسورانه را برای بستن زودرس پروژه ها تشویق می کند.
• مدیریت آگاهانه وابستگی های متقابل: دیدن دو واحد تجاری با همان سازمان در حال انجام پروژه هایی غیر معمول نیست که ممکن است در نهایت به همان سود دست یابد. این اغلب اتفاق می افتد زیرا یک تیم از آنچه تیم دیگر انجام می دهد بی خبر است. هنگامی که تمام ابتکارات تغییر استراتژیک در یک سازمان تحت همان چتر قرار می گیرند ، حذف پروژه های اضافی ، مدیریت وابستگی متقابل بین پروژه ها و ایجاد شفافیت گسترده سازمان از ابتکارات تغییر که اتفاق می افتد ، آسان تر می شود ، بنابراین بهینه سازی استفاده از منابع.
• مشارکت پیشرفته: تعامل پراکنده از مدیریت ارشد در پروژه ها ، یک مشکل شایع در بسیاری از سازمان ها است. مدیریت نمونه کارها اطمینان حاصل می کند که تصمیم گیرندگان در سطح سازمان مشغول درک ابتکارات در حال انجام هستند و با نحوه این ابتکارات مطابق با استراتژی شرکت ها همزمان می شوند. این باعث کاهش شگفتی می شود. مشارکت پیشرفته همچنین تضمین می کند که تعهد مدیریت ارشد در طول زندگی یک پروژه ثابت است.
• حاکمیت مؤثر شرکت ها: در بسیاری از سازمان ها ، عدم دید بین سرمایه گذاری در پروژه ها و برنامه ها و مزایایی که از آنها حاصل می شود وجود دارد. مدیریت نمونه کارها سعی می کند با ایجاد وضوح از نقطه سرمایه گذاری تا مزایای نهایی ، از این امر جلوگیری کند. این کار با ایجاد شفافیت در نحوه ارتباط سرمایه گذاری برای ابتکارات تغییر با نحوه ارائه اهداف استراتژیک سازمان انجام می شود. این باعث ایجاد مسئولیت پذیری برای تصمیمات سرمایه گذاری می شود.

افسانه ها در مورد مدیریت نمونه کارها

مدیریت نمونه کارها پروژه ریشه در مدیریت نمونه کارها سرمایه گذاری مالی دارد. منشأ و عدم درک آن ، راهی را برای برخی از اسطوره ها در مورد این عمل ایجاد کرده است.

بعضی از آنها ... هستند:

• مدیریت نمونه کارها یک سربار اضافی برای سازمان است: مدیریت نمونه کارها به مجموعه دیگری از فرآیندهای موجود در بالای موارد موجود احتیاج ندارد. مدیریت نمونه کارها برای ساده سازی فرایندهای موجود و بهبود هماهنگی بین آنها طراحی شده است. به عنوان مثال ، مدیریت نمونه کارها به پروژه ها نیاز دارد تا سطح اولویت ها را اختصاص دهند و به خطر انداختن پروژه های اولویت پایین به نفع پروژه های استراتژیک تر و سودمندتر ترغیب شوند. بنابراین می توان استدلال کرد که مدیریت نمونه کارها با بهینه سازی ارزش ، سربار سازمانی را کاهش می دهد.
• مدیریت نمونه کارها پیچیده است: هیچ راه حل یک اندازه ای در مدیریت نمونه کارها وجود ندارد. فرآیندها و شیوه های مدیریت نمونه کارها با توجه به ظرفیت ، اندازه و نیازهای استراتژیک سازمان می توانند سفارشی شوند. تکنیک ها و رویکردهای پیشرفته نسبت به تکنیک های ساده تر برتر نیستند.
• مدیریت نمونه کارها گران است: ایجاد یک فرآیند مدیریت نمونه کارها پروژه و بهره برداری از آن به صورت مداوم نیاز به سرمایه گذاری دارد. با این حال ، مانند هر سرمایه گذاری ، این تعادل بین هزینه ها و مزایا است. غالباً ، ارزش حاصل از ایجاد یک نمونه کارها و مدیریت آن ، از هزینه های مرتبط با آن فراتر می رود.
• مدیریت نمونه کارها به یک سیستم IT نیاز دارد: اصول و فرآیندهای مدیریت نمونه کارها با هیچ نرم افزاری خاص مطابقت ندارند. اگر یک سازمان از ابزارهای اساسی بهره وری مانند پردازنده های کلمه ، صفحات گسترده و پوشه های مشترک استفاده کند ، می توان از این موارد برای حفظ و ارائه اطلاعات استفاده کرد. سیستم های اطلاعاتی پیچیده برای مدیریت نمونه کارها ضروری نیستند.
• مدیریت نمونه کارها یک تابع منزوی است که نحوه مدیریت پروژه ها را نشان می دهد: مدیریت نمونه کارها هیچ چیزی را دیکته نمی کند ، مگر اینکه به شدت اجرا شود ، یا افراد اشتباه در آن شرکت می کنند. این تابعی است که فعالیت ها را با شناخت با اهداف و اهداف استراتژیک سازمان پشتیبانی و هماهنگ می کند.
• مدیریت نمونه کارها صرفاً تابعی است که در مورد پروژه های در حال انجام گزارش می دهد: اطلاعات نقش مهمی در مدیریت نمونه کارها ایفا می کند. با این حال ، مدیریت نمونه کارها فقط ارائه اطلاعات به تنهایی نیست. ارزش افزوده در امکان تصمیم گیری مؤثر از طریق اطلاعات و بررسی مداوم پروژه ها در برابر اهداف استراتژیک سازمان نهفته است.

این ویکی توسط یک مربی معتبر ، مستقل از Axelos ساخته و اداره می شود. در حالی که با دستورالعمل های آنها هماهنگ است ، این یک منبع رسمی نیست.

فهرست مطالب

موارد زیر محتوای خارجی ارائه شده توسط نویسنده یا توصیه شده توسط نویسنده است.